Organisatie

De organisatie bestaat uit vier Business Units: Poliklinische Dienstverlening, Farmaceutische Dienstverlening, Regionale Bereidingsunit en Onderwijs, Onderzoek & Opleiding.
Deze Business Units worden ondersteund door Service Units: Kwaliteitsbeheer, Logistiek & Inkoop, Financiën & Control en Ondersteuning.

Poliklinische Dienstverlening

De drie poliklinische apotheken van de SAHZ vormen een belangrijke schakel in de farmaceutische patiëntenzorg waarbij de patiënt centraal staat.

Onze poliklinische apotheken zijn gevestigd in het ziekenhuis en leveren dagelijks geneesmiddelen en bijbehorende informatie aan vele patiënten die met een recept aan de balie komen, patiënten die uit het ziekenhuis worden ontslagen of de medisch specialist op de polikliniek hebben bezocht, en medewerkers van het ziekenhuis. De recepten bevatten relatief veel specialistische middelen. Vaak betreft het eerste uitgiftes die om intensieve medicatiebewaking vragen.

De poliklinisch apotheker werkt met zijn apothekersassistenten nauw samen met de huisarts of medisch specialist om te komen tot de best passende farmaceutische behandeling van de patiënt. Het kennisniveau van het apotheekteam is hoog door continue nascholing en samenwerking met de artsen.

Farmaceutische Dienstverlening

De afdeling Farmaceutische Dienstverlening van de SAHZ levert geneesmiddelen aan patiënten die in het ziekenhuis van het Spaarne Gasthuis zijn opgenomen en aan  enkele externe instellingen. De FD zorgt ervoor dat de patiënten de juiste geneesmiddelen krijgen. Dit wordt gerealiseerd  door 3 kerntaken:

Medicatieverificatie

Bij opname gaan apothekersassistentes in gesprek met de patiënt en/of familie om de actuele medicatie te achterhalen. De veiligheid staat hierbij centraal. De FD zorgt ervoor dat de patiënt tijdens de opname de juiste medicatie geleverd krijgt en ook bij ontslag wordt de medicatie geverifieerd. Medicatieverificatie vindt op diverse locaties plaats: bij acute opname (op de spoedeisende hulp of de algemene opname afdeling), bij een aantal geplande opnames en in het kader van Ziekenhuisfarmacie 3.0 bij opname op de afdelingen geriatrie en de kinderafdeling. De apothekersassistenten zijn tevens op de afdeling aanwezig voor vragen en advies. Op deze manier wordt er een totaal pakket van farmaceutische zorg geleverd.

Controle medicatieopdrachten

De apothekersassistenten en apothekers van de FD controleren alle voorgeschreven medicijnen. Zo wordt ervoor gezorgd dat de patiënt de juiste geneesmiddelen krijgt waarbij gelet wordt op:

  • de juiste dosering,
  • eventuele ongewenste wisselwerking (interactie) tussen de voorgeschreven geneesmiddelen,
  • mag de patiënt het middel krijgen of is er een reden waarom dat niet mag zoals een bepaalde ziekte of aandoening (contra-indicatie) of is de patiënt allergisch voor een geneesmiddel.

De apothekersassistenten en/of de apotheker neemt contact op met voorschrijvend arts bij vragen of problemen met de geneesmiddelen en samen zorgen zij ervoor dat de patiënt de juiste geneesmiddelen krijgt voorgeschreven in de juiste dosering.

Leveren van geneesmiddelen

Na alle controles worden de voorgeschreven geneesmiddelen verzameld en vanuit de apotheek aan de diverse afdelingen en instellingen geleverd door de Service Unit Logistiek & Inkoop.

Naast deze drie kerntaken houdt de FD zich tevens bezig met vragen over bijvoorbeeld het assortiment, bereidingen, algemene vragen en vragen over logistieke problemen of transport.

Regionale Bereidingsunit

De Business Unit Regionale Bereidingsunit wordt geleid door een ziekenhuisapotheker/manager en bestaat uit de productie afdeling en het laboratorium.  Naast  (ziekenhuis-)apothekers werken er op deze afdelingen apothekersassistenten, farmaceutisch medewerkers, analisten en een functionaris RBU die onder andere als contactpersoon  fungeert voor alle klanten van de RBU. Bij de RBU worden kwalitatief hoogwaardige geneesmiddelen op voorraad of, indien nodig, op maat voor de individuele patiënt bereid. Dit wordt gedaan voor bij de SAHZ aangesloten instellingen zoals het Spaarne Gasthuis en de Stichting Epilepsie Instellingen Nederland (SEIN), maar ook voor andere (ziekenhuis-)apotheken en zorginstellingen in Nederland en soms daarbuiten.

Laboratorium

Op het laboratorium voert een gedreven en deskundige groep analisten dagelijks een groot aantal verschillende soorten analyses en testen uit. Zo worden er kwaliteitscontroles en microbiologische controles uitgevoerd op grondstoffen, emballage en overige producten die binnen de SAHZ worden gebruikt en bereid.  Naast de kwaliteitscontroles worden op het laboratorium ook bloedspiegelbepalingen uitgevoerd voor het optimaliseren van de therapie met geneesmiddelen (Therapeutic Drug Monitoring)  zoals antibiotica en antipsychotica. Voor de uitvoering van de bloedspiegelbepalingen hebben we een samenwerking met Atal-Medial. De analyses die regelmatig worden uitgevoerd staan vermeld in de Lijst bloedspiegelbepalingen. In deze lijst staan tevens de gehanteerde referentiewaarden vermeld.

Onderwijs, Onderzoek & Opleiding

Onderzoek

Wetenschap is van groot belang om de farmaceutische zorg van de SAHZ op een hoog niveau te brengen en te houden. Binnen de business unit Onderzoek, Onderwijs en Opleiding wordt veel aandacht besteed aan wetenschappelijk onderzoek. Dat doen we enerzijds door geneesmiddelenonderzoek binnen de instellingen te faciliteren en anderzijds door zelf onderzoek op te zetten en uit te voeren.

Lees hier meer over wetenschappelijk onderzoek

Onderwijs & Opleiding

Goed opgeleide medewerkers zijn noodzakelijk voor de SAHZ om de farmaceutische patiëntenzorg van het hoogste niveau te kunnen leveren. De SAHZ biedt studenten van de MLO, HLO, MBO apothekersassistent en farmaciestudenten de mogelijkheid om met stages kennis te maken met de dagelijkse praktijk van de SAHZ. Medewerkers van de SAHZ volgen interne en externe opleidingen om hun kennis op peil te houden en nieuwe kennis op te doen. Ook voor de medewerkers van de aangesloten instellingen verzorgen we onderwijs.

De Business Unit OO&O faciliteert de stages en het onderwijs dat gegeven wordt. Voor meer informatie over stages en opleidingen zie onderwijs, opleiding en stages.

Kwaliteitsbeheer

De afdeling Kwaliteitsbeheer zorgt voor de kwaliteit en procesverbetering binnen de gehele keten van de farmaceutische zorg, zowel binnen als buiten de ziekenhuisapotheek.

De belangrijkste kerntaken van de afdeling zijn:

Documentbeheer
De SAHZ maakt gebruik van een intranetbenadering voor het documentatiesysteem. Dat betekent dat op alle computers alle documenten te raadplegen zijn en dat altijd de meest recente, geautoriseerde versie beschikbaar is, eenvoudig te raadplegen door gebruik te maken van een standaard Internet Explorer. Indien men wil dat een documentatiesysteem ook daadwerkelijk gebruikt wordt, moet ook alle informatie die in de voorschriften en procedures staan up-to-date zijn. Vandaar dat Kwaliteitsbeheer er alles aan doet dat veranderingen door worden gegeven en snel worden verwerkt. Medewerkers die tijdens het dagelijks werk aanpassingen of verbeteringen signaleren, kunnen dit via het systeem aan Kwaliteitsbeheer doorgeven, zodat er een aanpassing plaats kan vinden.

Validatie
Validatie is het aantonen dat een apparaat, proces of bepaling bij goede bediening of uitvoering ook datgene oplevert wat je ervan verwacht. De opzet en uitvoering van de validaties is bepaald op basis van een risicoanalyse. Een aantal kritische processen worden bovendien jaarlijks opnieuw gevalideerd.

Audit
Audits worden uitgevoerd om de kwaliteit van het proces steeds te meten en te verbeteren. De observaties worden in een database geregistreerd en bewaakt. Ook door externen worden audits (inspecties) bij de SAHZ uitgevoerd. Deze worden begeleid door de afdeling. Verschillende van deze inspecties hebben inmiddels geleid tot het verlenen van een aantal vergunningen en erkenningen. Lees meer over kwaliteit en keurmerken.

Problemen en afwijkingen
Voor het signaleren van problemen tijdens of na het uitvoeren van handelingen door de medewerkers van de SAHZ en voor het registreren van klachten van externen heeft Kwaliteitsbeheer een geïntegreerd systeem ontwikkeld voor de hele organisatie om deze problemen gestructureerd, snel en efficiënt op te lossen. Sinds 2007 melden we alle medicatie gerelateerde meldingen door aan een centrale database van onze beroepsvereniging. Het Spaarne Gasthuis levert hier een bijdrage aan door alle VIM meldingen waar geneesmiddelen in voorkomen door te sturen naar de apotheek.

Vrijgifte
Alle grondstoffen, verpakkingsmaterialen en bereide producten worden alleen door een gekwalificeerd persoon van Kwaliteitsbeheer vrijgegeven. Hierbij wordt goed gekeken via de ingevulde protocollen of alles volgens de voorschriften is uitgevoerd en er zich geen vreemde zaken tijdens het bereiden of keuren hebben voorgedaan. Indien alles er goed uitziet wordt het product vrijgegeven.

Logistiek & Inkoop

De afdeling Logistiek & Inkoop is een Service Unit binnen de SAHZ met als kerntaak een optimaal voorraad- en inkoopproces creëren, zodat de geneesmiddelen in de juiste hoeveelheden en onder de juiste condities optimaal ter hand gesteld kunnen worden.

De afdeling Logistiek van de SAHZ bestaat uit een groep van apothekersassistenten en logistieke vakmannen. Deze medewerkers zorgen er voor dat de verplegende afdelingen van de aangesloten zorginstellingen optimaal voorzien worden van de benodigde medicatie. Dit proces omvat onder andere het opnemen van de voorraad, het aanvullen van de medicijnkamers en afleveren van patiënt specifieke voorgeschreven medicatie.

De afdeling Inkoop bestaat uit een groep voorraadbestandbeheerders (VBB-ers) die verantwoordelijk zijn voor de voorraden van de geneesmiddelen op de centrale vestiging. De VBB-ers doen alle bestellingen bij de groothandel en overige leveranciers en dragen er zorg voor dat de beschikbare voorraden aan de gestelde eisen voor uitleveren voldoen.

Eén VBB-er houdt zich bezig met het logistieke proces voor de RBU. Deze medewerker ontvangt de orders en verwerkt deze tot verzendklaar. Dit betreft medicatie die door andere apotheken en ziekenhuizen bij ons wordt besteld.

De SAHZ beschikt over een eigen koeriersdienst. Deze medewerkers bezorgen de medicatie bij patiënten die niet in staat zijn om hun medicatie zelf op te halen bij de apotheek in de avonduren en in de weekenden thuis.

Financiën & Control

De afdeling Financiën & Control is een service gerichte afdeling die voorziet in een optimale financiële ondersteuning van de Business Units van de SAHZ. Belangrijk is daarbij het waarborgen van de continuïteit van de SAHZ in al haar facetten. De afdeling F&C is verantwoordelijk voor de financiële aansturing en de planning en control cyclus van de SAHZ. Dagelijks wordt gezorgd voor de verwerking van de debiteuren-, crediteuren-, voorraadmutaties en andere geld- en goederenstromen binnen onze organisatie. Ook wordt gezorgd voor de maandelijkse rapportages van de diverse Business Units en Service Units. Verder worden kostprijsberekeningen, investeringsanalyses en begrotingen en de jaarrekeningen opgesteld.

Gestreefd wordt naar continue verbetering van de interne bedrijfsprocessen, zodat de afdeling F&C een bijdrage kan leveren aan een steeds gezondere organisatie en medewerkers.

Ondersteuning

De Service Unit Ondersteuning biedt organisatie-brede ondersteuning aan de verschillende Business Units en Service Units. Onderdeel van de Service Unit Ondersteuning zijn: de personeelsfunctionaris (afdeling P&O), de systeembeheerders (afdeling ICT), de facilitair beheerder en de secretaresse. Uiteraard heeft de SAHZ ook een Ondernemingsraad.